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¿Teletrabajo o home office?: 7 consideraciones que debe tener RRHH

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Uno de los principales beneficios de la Transformación Digital para tu empresa son los software y otras herramientas digitales con la cualidad de agilizar o automatizar tareas. De esta manera, surge la pregunta: Si muchas funciones se pueden realizar desde una computadora con acceso a internet, ¿es necesaria la presencia física en las oficinas?

Esto ha llevado a que las empresas se replanteen los horarios y condiciones de trabajo. Así, el teletrabajo, trabajo remoto o hacer home office ha empezado a ser una tendencia cada vez más potente en los centros laborales, tanto públicos como privados.

Algunos proyectos piloto en el país incluso ya han determinado la eficiencia de esta modalidad. El trabajo remoto ha aumentado la productividad de los colaboradores, desarrollado nuevas maneras de comunicación y mejorado el clima laboral. Esto, en una ciudad donde la gente que sale a trabajar gasta gran parte de su día en el transporte público, termina por ser una de las condiciones más buscadas por la fuerza laboral.

Para que puedas aplicar en tu empresa estas nuevas modalidades de trabajo, te dejamos 7 puntos a considerar:

1. Asegura el cambio cultural

La Transformación Digital no puede dejar de ir de la mano del cambio cultural en la compañía, tanto de líderes como de colaboradores. Ellos tienen que tener confianza y ser honestos al momento de reportar tiempos, logros y verificar tareas.

De la misma manera, deberán desarrollar la comunicación asertiva, el comportamiento proactivo y la escucha activa. Esto les ayudará a mantener una adecuada relación y supervisión a distancia, sin descuidar la eficiencia del trabajo en equipo.

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2. Sincroniza los procesos de Marca Empleadora (Employer Branding) con tu cultura organizacional

De esta manera, el trabajo de los colaboradores estará guiado por un propósito claro, y por valores corporativos concretos que apuntan a profundizar estos nuevos hábitos en la empresa.

Por otro lado, se debe incluir el protocolo de la modalidad que tu empresa ha adoptado. En este, determina qué harás con las reuniones para establecer pautas de comunicación y capacitación, apoyándote siempre en el equipo de Comunicación Interna de tu empresa.

3. Trabaja por objetivos

Al trabajar con deadlines específicos y reportar todos los avances realizados, se genera la costumbre en los colaboradores de comunicar sus progresos. Además, se les da espacio para que puedan organizarse mejor, se promueve la responsabilidad y se fortalece la confianza como parte elemental de la cultura corporativa

De igual manera, se puede ir monitoreando el rendimiento y ver qué tareas pueden realizarse en menos tiempo o cuáles deben depender de más colaboradores.

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4. Investiga

Define qué colaboradores pueden trabajar bajo estas modalidades, qué funciones, tareas o departamentos pueden descentralizarse, y cuál será la logística que se empleará para llevar a cabo el trabajo. 

Primero, investiga qué áreas o funciones dependen más de entornos virtuales o de software. ¿Permiten la analítica de datos? ¿Dificultan el acceso remoto?

Luego, revisa las estadísticas de desempeño de tus colaboradores (para ello, puedes utilizar herramientas como People Analytics). Lo recomendable es que puedas apoyarte en ellos para mantener al equipo enfocado.

5. Desarrolla un protocolo

Para ello, deberás determinar los criterios y normas bajo las que se aplicará el trabajo desde casa. Esto incluye:

  • Especificar cuáles son los requerimientos mínimos técnicos
  • Indicar si se le proveerá al colaborador de un equipo (por ejemplo, una laptop). 
  • Indicar cuáles son los cuidados que debe tener y cuáles son los puntos de control que se aplicarán sobre el uso de este. 
  • Detallar cuál será el horario de trabajo (tiene que ser fijo y respetado, tanto por colaboradores como por líderes) y si es que se darán reuniones periódicas virtuales. 
  • Revisar los aspectos legales y asegurar que tu protocolo no afecte la seguridad de la información de tu empresa.
  • Determinar el sistema de control y asistencia, las evaluaciones para medir el desempeño y los programas que utilizarás para estas gestiones.

Recuerda compartir el proyecto del protocolo con tus colaboradores para que se sientan incluidos en la formulación de la política y la hagan propia. Además, esto también te abrirá las puertas hacia un feedback que será muy beneficioso para todas las partes. Procede de la misma manera con los líderes de la empresa.

Finalmente, afianza la difusión del plan en una adecuada estrategia de comunicación interna.

6. Capacita en competencias digitales y transformación

Desarrolla un plan de capacitación que comprenda las competencias requeridas, los programas que van a utilizarse y las evaluaciones correspondientes para medir el progreso.

Puedes hacer de este proceso un conjunto de capacitaciones diseñada por tu equipo de Recursos Humanos o puedes apoyarte en la tecnología para elegir cursos abiertos, aplicaciones de gamificación y evaluaciones online que optimicen tu tiempo y esfuerzos.

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7. Usa tecnología

Sea para agilizar ciertos procesos o automatizarlos, si implementas tecnología en los siguientes aspectos, en poco tiempo tendrás una logística de trabajo en casa eficiente:

  • Comunicación: Puedes elegir entre la mensajería instantánea que proveen aplicaciones como Chanty; la comunicación con video en plataformas como Skype o Tribe; o el uso de organizadores de trabajo, y que también facilitan la comunicación interna, como Slack o BaseCamp. Si es que estás iniciando, puede que Google Hangouts te ayude en tu gestión hasta que conozcas las necesidades de comunicación de tu equipo.
  • Organización: Para ordenar y distribuir los proyectos puedes utilizar plataformas online que organicen tus actividades en tableros virtuales como Slack, Asana, Trello o BaseCamp. Estos entornos también te permitirán la subida, almacenamiento y edición de archivos de forma colaborativa, así como la comunicación directa. Por otro lado, puedes empezar trabajando con Google Drive para la edición y revisión colaborativa de archivos. Inclusive, Google Calendar te ayudará a tener presente las actividades, fechas límites y reuniones que tengas pendiente.
  • Tiempo/Supervisión: Trabajes por objetivos o no, necesitas monitorear el tiempo que emplean tus colaboradores y si lo están usando realmente para realizar sus tareas. Las aplicaciones que te mencionamos te permitirán seguir las actividades de tus empleados, cuál es su avance y si tienen comentarios o aportes al proceso. Si lo que buscas es monetizar estas horas/hombre para un manejo exacto de tu contabilidad, te recomendamos Harvest o Freshbooks. Estos programas permiten la facturación desde su plataforma. Además, te brindan estadísticas y gráficos de desempeño por colaborador y por proyecto.

Siguiendo estas indicaciones, podrás llevar tu estrategia de teletrabajo, trabajo remoto o home office con éxito. Recuerda que, cada vez más, los colaboradores valoran a las empresas que puedan brindarle estas facilidades. Por lo tanto, puedes ayudar a tu clima laboral y a tu Marca Empleadora, mientras que optimizas la productividad de tu empresa.

Probablemente, luego encontrarás que esta modalidad ha contribuido con la productividad de tu empresa y con tu clima laboral, con lo cual podrías considerar implementarlo más seguido

Para ayudarte a medir tus esfuerzos, hemos desarrollado una plantilla con KPIs esenciales para tu Marca Empleadora, o Employer Branding. Nuestro objetivo es que una modalidad como la que te planteamos pueda ayudar a tus colaboradores, candidatos y líderes. Además, podrás llevar a tu empresa al éxito, destacándose ante la competencia y a los ojos de la sociedad. Descarga esta plantilla en Excel completamente gratis aquí.

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Tags: Productividad en Recursos Humanos, Transformación Digital, Marca Empleadora, Clima laboral