Cómo implementar un plan de comunicación para Transformación Digital

El cambio al trabajo remoto se ha acelerado de forma veloz en los últimos tiempos. Una de las prioridades de las áreas de Recursos Humanos es, justamente, desarrollar planes de comunicación que sostengan esta transición, en base a la Transformación Digital. De acuerdo a un estudio reciente de la Global Workplace Analytics, el trabajo a distancia ha crecido en un 173% en los pasados 15 años. Se espera que esta tendencia continúe en el futuro, ya que el 99% de trabajadores remotos desea continuar con esta metodología (según una encuesta de Buffer).

Ahora bien, como expertos de RR.HH, es crucial entender estas estadísticas para implementar un plan que aproveche los beneficios de la fuerza de trabajo, incluso si no se cuenta con la presencialidad. De alcanzarse el éxito, no solo se logrará trabajar con altos niveles de productividad en la virtualidad, sino también aumentar la satisfacción y retención de los empleados. Esto depende de los canales, preocupaciones, objetivos y asuntos que se presenten, para mantener la gestión bajo control.

En este blog, se redactan los pasos esenciales para comenzar el plan de comunicación que dirigirá a una organización a la Transformación Digital. Además, se proponen ejemplos de aplicativos que funcionan como sedes digitales, con el afán de que los profesionales mantengan excelentes indicadores en su equipo.

Pasos para implementar un plan de comunicación

Los cambios culturales para cualquier empresa siempre son complicados, más aún en la era digital. Un plan de comunicación brinda mayor control sobre las futuras estrategias digitales del área, informando a los colaboradores sobre la Transformación Digital. 

Los siguientes son pasos que se deben seguir para llevar esto a cabo.

Analizar la empresa

Se debe realizar un diagnóstico de la empresa para entender cuánto favorecerá la inclusión de tecnología, en qué procesos específicos tendrá cabida y qué nivel de competencias digitales y habilidades blandas tienen los empleados. ¿Cómo realizar este análisis?

1. Identificando el estado de la organización (cultura, procesos, tecnologías, infraestructura, brechas).

2. Comprendiendo la fuerza de trabajo (demografía: edad, género, funciones, estilo de comunicación). El objetivo es determinar el impacto que la Transformación Digital tendrá en el equipo.

3. Identificando stakeholders involucrados en el trabajo remoto y la Transformación Digital, incluyendo empleados, gerentes y otros departamentos.

4. Evaluando las metas de la organización y alineando la Transformación Digital para cumplirlas.

5. Identificando posibles desafíos durante la transición al trabajo remoto y la Transformación Digital, como la resistencia al cambio, falta de comunicación y posibles fallos técnicos.

Por otro lado, el diagnóstico también debe analizar el entorno competitivo y los principales referentes empresariales en cuanto a Transformación Digital en Recursos Humanos. Mejor incluso si se complementa esta información con buenas prácticas de comunicación interna en el mercado (a nivel externo).

Otra herramienta clave es el análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas), que ayudará a identificar resistencias y facilidades para implementar el proceso de Transformación Digital. Con ello, se podrá diseñar un plan de comunicación interna centrado en las necesidades específicas de la compañía, tomando en cuenta los temores y dudas de los colaboradores.

Definir los objetivos

Después de analizar el entorno, se pueden fijar los objetivos de comunicación. Estos deben ser específicos, medibles, alcanzables, orientados a resultados y establecidos en un periodo de tiempo (SMART, por sus siglas en inglés). Además, tienen que alinearse de forma coherente a los objetivos generales del Plan de Transformación Digital en Recursos Humanos.

Si se habla de Transformación Digital, se debe considerar, por ejemplo, estos objetivos:

• Incrementar el porcentaje de colaboradores que valoran positivamente la Transformación Digital.

• Aumentar el número de usuarios de las nuevas TICs (Tecnologías de la Información y Comunicación).

• Aumentar la cantidad de proyectos organizados de forma colaborativa.

• Reemplazar métodos de trabajo antiguos por metodologías ágiles (porque no solo se trata de incluir tecnología, sino también innovación).

• Aumentar el número de propuestas o proyectos para automatizar o digitalizar procesos operativos.

Es inteligente establecer un plazo a cada una de las metas que se proponga el área. Además, desde el análisis, se debe ponderar la etapa de transformación y cambio organizacional en la que se encuentran, para que los objetivos sean alcanzables y la propuesta genere confianza.

Determinar el público objetivo

Lo siguiente es definir al público objetivo. Es decir, los colaboradores. Una buena idea es categorizarlos en distintos grupos de acuerdo a edad, área, requerimientos tecnológicos, intereses, etc. Si ya se han aplicado evaluaciones y estrategias sobre la fuerza laboral, se puede usar también esta información.

El público objetivo debe considerarse en términos de factores clave como los siguientes:

1. Digitalización y expertise en tecnología actual. Es importante identificar los colaboradores que requieren entrenamiento y apoyo adicional.

2. Rol y responsabilidades. Se debe entender cómo las responsabilidades de un cargo serán afectadas por el trabajo remoto y la Transformación Digital.

3. Experiencia previa. Si hay empleados que tengan background en tecnología, pueden convertirse en promotores importantes de la iniciativa dentro del área.

4. Componentes humanos. Entre estos, actitud frente al cambio, nivel de compromiso, etc.

5. Estructura organizacional. Se debe identificar quiénes toman las decisiones más importantes respecto a la Transformación Digital en la compañía.

Separar al público ayudará a definir la estrategia de comunicación idónea, pues así se determinan los mejores canales de comunicación, la información que se transmitirá por cada uno de estos y los formatos que pueden resultar más efectivos. Por ejemplo, convencer a los nativos digitales, los millennials o miembros de la generación Z no será tan difícil como apelar a los baby boomers o a los de la generación X. Hay que tener esto en mente para destinar los recursos y esfuerzos adecuados.

Construir el mensaje

Si bien el mensaje depende de cada organización, en materia de Transformación Digital se recomienda comunicar de forma positiva y con transparencia en todo momento. En otras palabras, no evadir los cuestionamientos o temores válidos de los empleados. En lugar de ello, responder con beneficios que puedan motivarlos a adoptar los nuevos cambios.

¿Por qué? Una de las principales barreras al momento de emprender la Transformación Digital es la creencia común de que la tecnología reemplazará la labor humana. Construir el mensaje implica aclarar estas creencias erróneas:

• La Transformación Digital no se traduce a despidos masivos, sino a una disminución en las labores operativas.

• La Transformación Digital no deja a los empleados sin nada que hacer, sino que ofrece mayor tiempo para especializaciones y desarrollo profesional, equilibrando el balance vida/trabajo con alternativas como el trabajo remoto. 

• La Transformación Digital no reduce la productividad. Al contrario, en combinación con metodologías ágiles y una buena gestión, incrementa la eficiencia laboral.

El mensaje debe ser claro, conciso, recordable y fácil de entender. Así, será más sencillo que se comunique lo que la empresa verdaderamente quiere, descartando confusiones o malas interpretaciones. Asimismo, se recomienda usar storytelling, aprovechar los distintos canales, promover la participación y el feedback de los empleados, mencionar sus preocupaciones y resolverlas, y resaltar las soluciones y beneficios de la digitalización.

Si ya se utilizan estrategias de Marca Empleadora y lineamientos de cultura organizacional en el área y la compañía, se tiene que procurar que el mensaje (tono, proximidad, contenido) y actitudes al comunicar se encuentren alineados a estas.

Abogar por el presupuesto

El presupuesto es un tema difícil de conversar. Por ello, se debe sustentar el uso de recursos para el plan de comunicación, pues de no comunicar adecuadamente el proceso, los colaboradores y gerentes podrían oponer barreras para su desarrollo. Estos son algunos consejos para abogar por el presupuesto:

1. Enfatizar los beneficios del trabajo remoto y la Transformación Digital, incluyendo productividad, satisfacción del empleado y ahorro en costos, demostrando que el plan de comunicación ayudará a sustentarlos.

2. Ofrecer un ROI claro. El retorno de la inversión para la empresa debe explicarse a los stakeholders indicados.

3. Establecer un presupuesto preciso, que detalle los gastos en desarrollo, implementación, mantenimiento y evaluación.

4. Demostrar la necesidad. Es importante subrayar que la transición al trabajo remoto y la Transformación Digital requieren de un plan de comunicación para cumplirse sin crisis organizacionales. De este modo, se toman en cuenta los desafíos y se promueven las metas y objetivos de la empresa.

5. Usar evidencia. Las estadísticas, casos de estudio y otros datos de planes de comunicación exitosos son un apoyo para justificar el presupuesto.

6. Construir una relación con los tomadores de decisiones y stakeholders, comprendiendo sus prioridades y alineando el plan de comunicación con la estrategia integral de la compañía.

A futuro, invertir en el plan de comunicación no solo ahorra carga intelectual y laboral, sino que promueve un ambiente laboral en el que la productividad y la eficiencia alcanzan niveles mayores.

Definir los canales de comunicación

Si se elige el canal incorrecto, el público para el que esté destinado el mensaje no lo recibirá y todo el proceso habrá sido una pérdida de tiempo y recursos. Por ello, se recomienda lo siguiente:

1. Identificar y estratificar el público objetivo, tal como se vio en el paso previo.

2. Evaluar los canales de comunicación actuales de la empresa, como e-mail, intranet, reuniones presenciales… Esto, con el fin de determinar cuál es el más adecuado para cada público.

3. Usar un mix de canales para alcanzar todos los públicos. ¿Sin ideas? Pues están los webinars, las videoconferencias, las capacitaciones…

4. Usar plataformas digitales, como mensajes instantáneos, chatbots o herramientas de colaboración. Esto es especialmente importante, ya que se quiere priorizar el cambio al trabajo remoto.

5. Usar canales interactivos, como las redes sociales, para promover la participación de los públicos.

6. Establecer un cronograma de comunicación con actualizaciones constantes, reuniones e incluso sesiones de uno a uno con los gerentes, jefes o empleados que lo requieran.

7. Evaluar continuamente la efectividad de los canales, para realizar ajustes si es necesario.

Lo recomendable es aprovechar las herramientas digitales, para potenciar el mensaje de digitalización. Por ejemplo, en lugar del tradicional mural de comunicados, se puede implementar cartelería digital y de esta manera dar un mensaje de cambio con mayor credibilidad y sustento.

En esta etapa, nuevamente, se pueden considerar anteriores estrategias de Marca Empleadora, cultura organizacional o clima organizacional para identificar los canales más efectivos.

Plan de acción

Es momento de aterrizar todo en un Gantt y establecer fechas, acciones y objetivos. Por ejemplo, si el primer objetivo es “Incrementar el porcentaje de colaboradores que valoran positivamente la Transformación Digital”, una primera acción sería notificar a los colaboradores sobre el proceso que iniciará la empresa, y atender sus dudas y temores. Esto se puede hacer a través de un app, chatbot, correo o dinámica presencial. Lo importante es aplicar la escucha activa.

Estos son algunos ejemplos de acciones que puede contemplar este plan:

• Elaborar una encuesta para recoger feedback sobre el clima laboral y los canales de comunicación que los empleados prefieren.

• Desarrollar un documento con preguntas frecuentes, que se relacione a las preocupaciones de los colaboradores sobre el trabajo remoto y la Transformación digital.

• Organizar reuniones virtuales para ofrecer actualizaciones sobre la transición al trabajo remoto y responder las preguntas de los empleados.

Es importante usar los canales elegidos para comunicar los pros del proceso y aclarar cuestiones acerca de los contras. De esta manera, el temor a la Transformación Digital se irá disipando y la fuerza laboral estará más dispuesta a capacitarse para el cambio, colaborando con el plan de comunicación.

Ojo. El plan de acción debe ser detallado y específico. ¿Cómo? Incluyendo fechas de entrega y cierre, responsables a cargo, recursos requeridos, métodos de monitoreo del progreso y medidas del éxito para cada una de las acciones.

Evaluar resultados

La evaluación permite conocer si todo el esfuerzo, recursos y tiempo invertido han dado fruto. Haciendo un segundo análisis de la empresa y cotejando el estado de cumplimiento de los objetivos del plan, se podrá identificar si las acciones tomadas fueron las mejores.

Al evaluar los resultados, se debe tomar en cuenta:

• Los criterios de éxito que se definieron previamente, alineados a los objetivos de la empresa.

• El feedback de los stakeholders.

• El análisis de datos que proveen las herramientas digitales, a través de gráficos y estadísticas.

• Las métricas de compromiso y participación de los empleados.

• El benchmarking con los resultados de la industria y organizaciones del entorno.

Se trata de un momento de confrontación, pues se evidencia qué colaboradores ya están a bordo de la Transformación Digital y qué otros se convirtieron en barreras para que esta se logre. En el segundo caso, se debe replantear el objetivo, público, mensaje y canales que fueron usados para el plan de comunicación.

Herramientas digitales que pueden ayudar

Existen numerosas plataformas que pueden funcionar como espacios de trabajo para trabajar remotamente, facilitando la gestión de equipos y la productividad. A continuación, se enumeran tres de las más populares:

1. Slack: Es una herramienta de colaboración y comunicación que permite a los equipos interactuar, compartir archivos y organizar proyectos en una sola interfaz. Ofrece mensajes en tiempo real, llamadas por voz y video y la integración de otros aplicativos, como la suite de Google, Trello o Zoom. Además, tiene un asset llamado “canales de Slack”, que se utiliza para crear discusiones grupales sobre un tema, facilitando el seguimiento de conversaciones y proyectos.

2. Microsoft Teams: Es una plataforma que pertenece a la suite de Microsoft Office 365. Ofrece las mismas facilidades de Slack, pero está enlazada a los productos de Microsoft. Es decir, funciona con Outlook, SharePoint y OneNote. Permite agendar reuniones virtuales y crear espacios de colaboración llamados “Teams”.

3. Asana: Se trata de una herramienta de gestión y colaboración que ayuda a los equipos a organizar y rastrear su trabajo. Permite el manejo de tareas, compartir archivos y colaborar entre equipos. También se pueden crear flujos de trabajo con fechas límite y responsables a cargo. Es compatible con Slack, Google Drive y Trello.

Las tres plataformas favorecen la gestión del trabajo remoto. La elección dependerá de las necesidades de cada organización (metas, cultura, entre otros).

Conclusión

“Una buena estrategia de comunicación es proactiva, transparente y consistente”

–Rachel Gillet, autora de The Remote Revolution.

Desarrollar un plan para comunicar la Transformación Digital es esencial en todas las compañías. Cada vez, más colaboradores prefieren la metodología remota, por lo que ningún área puede hacer oídos sordos a la digitalización y el trabajo a distancia. Esta tendencia crecerá también en los Recursos Humanos. Los líderes deben estar preparados para que la transición sea óptima y contribuya a la satisfacción de sus empleados.

Krowdy busca ayudar a los profesionales de RR.HH. a iniciar este proceso de transición en su empresa, brindando evidencia para convencer a sus gerentes de negocio sobre su importancia. Por eso, ofrecemos una plantilla que permite monitorear, medir y evaluar de forma eficiente las acciones de Transformación Digital en selección de personal y gestión de Recursos Humanos. Descárgala aquí: