La automatización libera tiempo para actividades estratégicas y de mayor valor agregado en la gestión de Recursos Humanos

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El área de Recursos Humanos administra y desarrolla las relaciones laborales en una empresa. Su propósito es garantizar que la compañía cuente con el talento interno idóneo para cumplir los objetivos organizacionales. El “talento idóneo” no solo se refiere a la cantidad de personas que laboran ahí, sino también a su permanencia, desarrollo y gestión. Esto se traduce a que un área integral de Recursos Humanos vea múltiples tareas: Reclutamiento y Selección, gestión de compensaciones, capacitaciones, bienestar laboral, promoción de clima y cultura y gestión de conflictos, entre otras afines.

Si se traducen estas tareas en tiempo, una empresa debe estar dispuesta a invertir una considerable cantidad de horas diarias. La realidad es un ‘manotazo de ahogado’. Quienes trabajan en Recursos Humanos sí están abrumados, pero no por lo que deberían… Un alto porcentaje de empresas dedica gran cantidad de su jornada a tareas básicas y operativas, como el seguimiento de la documentación de candidatos o el filtro de cientos de CVs diarios.

En este artículo se expondrá por qué esta situación no es viable. Además, se detalla qué tareas operativas hay en un área de RRHH. Finalmente, se mencionan las alternativas que tiene un líder para liberar tiempo, enfocándose en 6 importantes tendencias que podrá trabajar en adelante.

¿Por qué no es viable que un área de RRHH siga dedicándose a sus tareas operativas?

La solución del momento es que toda el área ‘se ponga la camiseta’ y comience a reclutar o a gestionar documentos para cumplir los objetivos. Aunque esto resuelve tareas y objetivos de corto plazo, no es nada estratégico por 3 motivos:

1. Impide a los profesionales de RRHH contribuir a la toma de decisiones. Hay menos tiempo de analizar datos, identificar tendencias o desarrollar estrategias para mejorar la percepción del clima laboral o garantizar la retención de talentos.

   En una gran empresa que tiene aprobado el presupuesto de contratar un HRBP (Human Resources Business Partner) más en su área, se contrata al más preparado en el tema (el elegido está más entusiasmado que nunca, pues ya podrá aplicar todo lo aprendido en sus diplomados). Su realidad, sin embargo, es la campaña navideña. El área de RRHH debe estar “comprometida” en el ingreso de 100 vendedores. En vez de implementar KPIs para mejorar la efectividad de los procesos de selección o analizar el mercado laboral para hacer puestos laborales más llamativos, este nuevo trabajador está filtrando CVs y llamando a unos 10 o 20 candidatos por hora

2. Impide innovar en el área. Es más fácil ver un problema como un espectador que como alguien que forma parte de este. Si la mayor parte del tiempo el equipo de Recursos Humanos está dedicado a hacer tareas operativas, le será imposible detectar las señales de que urge innovar en sus procesos. No notará que tienen tareas repetitivas y que estas, a su vez, traen constantes impases (como retrasos, retrocesos o fallos en el flujo de trabajo), o que les faltan recursos (¿cómo podrían darse cuenta de que les falta mayor tecnología, más personas en el equipo o la contratación de una firma que tercerice sus procesos?)

   El insight de que hace falta la innovación, en un primer paso, los llevará a notar que deben automatizar tareas. Al poco tiempo, sabrán que requieren de tecnología y, días más tarde, caerán en cuenta de que están invirtiendo la mayor parte de su día en tareas de poco valor (cuando ya existen maneras de convertir lo que se hace en horas en cuestión de minutos).

3. Desalienta a los miembros del área. Gallup, en un estudio, descubrió que el 15% de personas buscan nuevos empleos por no encontrar desafíos laborales en su actual empleadora.

   Volviendo al caso del HRBP: Esta persona viene de haber estudiado dos o tres diplomados en Recursos Humanos, probablemente en un futuro próximo vaya a iniciar su Maestría en Dirección Organizacional. Así como tiene una ambición académica de crecimiento, tiene el mismo nivel de expectativa en su ámbito laboral. Sin dudas, abrir su buzón de correo y leer que una semana más debe dedicar su tiempo a filtrar candidatos u ordenar documentos no le va a parecer nada atractivo. En cuestión de meses, este súper talento se irá a un lugar que no necesariamente le ofrezca grandes salarios o paquetes atractivos. Probablemente, la lección aprendida le haga entender que es mejor ir a una compañía que le regale oportunidades de aprendizaje y retos profesionales.

Pero, ¿qué tareas operativas hay en un área de RRHH?

Ya se ha mencionado que enfocarse en tareas operativas es algo perjudicial para un área de RRHH, pero ¿cuáles son esas tareas operativas?. Aquí va una lista de  las 5 más comunes:

1. Gestión de documentación en el área

2. Control de tareas y asistencia

3. Filtro de CVs y programación de entrevistas

4. Actualización de datos de los colaboradores

5. Pago de nóminas y compensaciones.

Decir que son operativas no les quita el hecho de que son importantes para el área de RRHH. Son operativas porque cumplen 02 características. La primera es que se hacen de manera diaria, ya que son necesarias para el funcionamiento de la empresa y, típicamente, son de naturaleza administrativa. La segunda, que no tienen un impacto directo en la toma de decisiones, a diferencia de las tareas estratégicas. Para que un área de RRHH sea integral y operativa, debe cumplir con ambos tipos de tareas.

¿Qué alternativas hay para liberarse de esas tareas?

Aquí van 6 alternativas para liberar el tiempo del área de Recursos Humanos:

1. Adquirir un software: Para automatizar las tareas y reducir el tiempo que invierten actualmente.
2. Outsourcing: Contratar una compañía experta en el tema que se dedique a realizar alguna de las tareas operativas.
3. Delegar: Asignar tareas de manera equitativa y con un análisis previo que permita que cada persona aproveche al máximo su talento.
4. Reingeniería: Reevaluar los procesos operativos y buscar formas de simplificarlos.
5. Reestructuración: Crear nuevos roles dedicados a tareas operativas, con ello contratar más personas en el equipo y dejar a los expertos en los temas de RRHH  dedicarse a lo estratégico.
6. Contratar firmas digitales: Que, además de hacerse cargo de las tareas operativas, les otorgan a las empresas la transformación digital incluida en sus servicios.

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¿Cuál es la mejor opción para los Recursos Humanos?

Optar por delegar las tareas operativas con una empresa dedicada a la tercerización de servicios es una de las mejores decisiones por los siguientes motivos:

• Reducción de costos: Si la empresa tiene un presupuesto adicional para contratar una vacante, le sale más a cuenta contratar un proveedor externo por 2 razones:

1. Los proveedores externos son expertos en los temas en los que ofrecen sus servicios, lo cual ayuda a que el equipo no tome tanto tiempo enseñándole cómo hacerlo. Solo deben supervisar.
2. Mayor rentabilidad: No es necesario invertir en el equipo de personas que van a cubrir la vacante ni en todos los instrumentos o herramientas que necesitan para lograrlo.

• Mayor flexibilidad: Los proveedores externos, por el mismo rubro de su negocio, están al tanto de los cambios y tendencias en el mercado que podrían alterar los procesos.
  Por ejemplo, una empresa dedicada a la dotación de personal sabe que en una crisis política el tiempo de entrega de candidatos puede afectarse y, a partir de ello, puede idear estrategias y comunicar a los clientes internos.

• Enfoque en las tareas claves: La única preocupación que ahora tendrá el equipo interno, es supervisar y garantizar que se hagan bien las cosas.
  
  
• Acceso a nuevas tecnologías: Los proveedores externos no solo llegan con nuevas formas de hacer las cosas. Si son muy buenos, traerán consigo herramientas tecnológicas integradas para manejar mejor los procesos.
  

6 tendencias en RRHH que podrían estarse haciendo

Ya con tiempo libre, es momento de soñar. O dejar de soñar. Es hora de tomar la decisión de que el área de Recursos Humanos se dedique a cumplir proyectos estratégicos. Aquí va una lista de 6 proyectos que se pueden realizar:

A. People Analytics: Gracias a la tecnología, hay información en todo lugar. Una de las mejores maneras de sacarle provecho es a través de la toma de decisiones con el uso de datos. RRHH también puede aplicarlo para mejorar procesos, replicar conductas o eliminar tareas. En este caso, el People Analytics recolecta, analiza, limpia y entiende los datos relacionados con sus empleados, con el fin de tomar una decisión.

Por ejemplo: Si una compañía está experimentando una alta tasa de rotación en un área específica, RRHH puede recopilar datos sobre los empleados que han renunciado (su tiempo en la empresa, motivo de salida, historial de desempeño y resultados de su encuesta de clima laboral). A partir de esa data, podrían identificar patrones y tendencias de rotación de los empleados.

B. Lifetime Employee Value (LEV): Es una medida que se utiliza para evaluar el valor económico total de un empleado a lo largo de su vida laboral. Se basa en la idea de que cada empleado tiene un valor económico para una empresa, no solo en el momento actual, sino también en el futuro, debido a su contribución al rendimiento, su aporte a la cultura y su impacto en la retención de empleados.

Una vez calculada la LEV, las empresas pueden utilizar esta información para tomar decisiones informadas sobre la gestión del personal. Por ejemplo, si una empresa descubre que un empleado tiene un alto LEV, podría considerar invertir más en su desarrollo y capacitación para aprovechar su valor a largo plazo. Por otro lado, si un empleado tiene un bajo LEV, podría considerar cambios en su rol o incluso tomar medidas para reemplazarlo con un empleado que tiene un mayor valor económico para la empresa.

C. Marca empleadora: Es la imagen y reputación de una empresa como lugar de trabajo y la manera en que el público en general y los empleados perciben a la empresa. Una marca empleadora fuerte puede atraer a los mejores candidatos y retener a los actuales. 

Por ejemplo, Google es una marca empleadora fuerte. La compañía es conocida por su cultura inclusiva y colaborativa. Además, ofrece oportunidades de carrera y paquetes de beneficios súper atractivos. Esto ha logrado atraer y retener a los mejores candidatos en su empresa.

D. HR Automation: Se refiere al uso de tecnologías, como softwares y aplicaciones, para automatizar las tareas administrativas en RRHH.

Un área de RRHH que tiene tiempo para identificar y analizar tendencias puede indagar en qué procesos del área automatizar. Además, puede hacer estudios de mercado para encontrar el mejor software acorde a sus necesidades y objetivos.

E. Agile HR: Es un enfoque para la gestión de RRHH basado en los principios y metodologías utilizadas en el desarrollo de software Agile. Su objetivo es proporcionar un enfoque ágil y flexible, que permita responder rápidamente a los cambios en el entorno empresarial.

Algunas prácticas incluyen la implementación de equipos autoorganizados, la adopción de una cultura de experimentación y aprendizaje continuo, y la creación de una estructura organizativa más plana y descentralizada.

F. Employee Experience(EX): Se refiere a cómo los empleados sienten y perciben su trabajo, entorno laboral, relaciones con los compañeros de trabajo y relación con la empresa. Comprende diversos factores, como la cultura, el clima, la comunicación y el liderazgo.

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Continuando con el ejemplo de Google, la empresa también ha invertido mucho tiempo y esfuerzo en crear ambientes laborales positivos. Esto incluye espacios de trabajo flexibles, diversas oportunidades de desarrollo y paquetes de beneficios generosos

En conclusión, existe una idea errónea de que seguir haciendo tareas operativas es menos costoso que contratar a un tercero que se dedique a hacerlo. Sin embargo, hay una lista de desventajas que impiden el crecimiento y desarrollo de un área de RRHH.

Si quieres empezar a trabajar en los proyectos de RRHH que están a la demanda de la actualidad, delega tus procesos repetitivos a terceros. Evalúa alternativas como los RDO, que son firmas digitales dedicadas a encargarse de los procesos de selección. ¿Su valor agregado? Integran tecnología para llevar la transformación digital en tu área a costo cero.

En caso de todavía tener dudas sobre alternativas de reclutamiento externo, te invitamos a leer este blog:  02 buenas alternativas de reclutamiento externo. En caso quieras conocer más sobre la tecnología que proveen las plataformas de reclutamiento, te invitamos a leer este blog ¿Por qué RR.HH. debería utilizar un ATS (Applicant Tracking System)?.