Multitarea en el trabajo: mitos, costos y alternativas
Qué es la multitarea en el trabajo, qué dice la investigación sobre su costo, señales de que te afecta y alternativas prácticas para trabajar con más foco.
Responder un WhatsApp del cliente mientras actualizas un Excel, con la reunión de Teams abierta en otra pestaña y el correo avisando cada dos minutos. Para muchas personas, esa es una jornada normal. Y en muchos avisos de empleo en Perú aparece la frase “capacidad para trabajar multitarea” como si fuera una habilidad que se tiene o no se tiene. La investigación sobre la multitarea en el trabajo cuenta una historia distinta: lo que solemos llamar multitarea casi siempre es cambiar de tarea muy rápido, y ese cambio tiene un costo.
En esta guía verás qué es, por qué rinde menos de lo que parece, cómo reconocer que te está afectando y qué hacer en su lugar, incluso si tu puesto exige atender varias cosas a la vez.
¿Qué es la multitarea?
La multitarea (en inglés, multitasking) es intentar realizar dos o más tareas al mismo tiempo o alternar entre ellas en intervalos cortos. En el trabajo, la mayoría de las veces no se hacen dos tareas que exigen atención en paralelo, sino que se salta de una a otra. Cada salto obliga al cerebro a reorientarse, lo que consume tiempo y aumenta los errores.
Conviene separar dos situaciones:
- Tareas automáticas + tarea que exige atención: caminar mientras hablas por teléfono o doblar volantes mientras escuchas una capacitación. Una de las dos casi no requiere atención consciente, así que se pueden combinar.
- Dos tareas que exigen atención: redactar un informe y responder consultas por chat, o revisar una factura mientras atiendes una llamada. Aquí no trabajas en paralelo: alternas, y es donde aparecen los costos.
Lo que dice la investigación
Este tema se ha estudiado durante décadas en psicología cognitiva bajo el nombre de cambio de tarea (task switching). Estos son algunos hallazgos con fuente verificable:
- Cada cambio cuesta tiempo. En los experimentos de Rubinstein, Meyer y Evans (2001), los participantes tardaban más cuando debían pasar de un tipo de tarea a otro que cuando repetían la misma, y el costo crecía cuando las tareas eran más complejas o menos conocidas. Una revisión de Monsell (2003) resume este “costo de cambio” como un efecto consistente en muchos estudios.
- Los costos pequeños se acumulan. La Asociación Americana de Psicología (APA) explica que cada cambio puede costar apenas décimas de segundo, pero que sumados a lo largo del día pueden ser relevantes. La APA recoge una estimación de David Meyer según la cual estos bloqueos mentales podrían consumir hasta un 40 % del tiempo productivo. Es una estimación de un experto, no una medición de un experimento concreto, así que tómala como orden de magnitud y no como dato exacto.
- La atención se queda “pegada” a la tarea anterior. Sophie Leroy llamó a este fenómeno residuo de atención. En sus estudios, publicados en Organizational Behavior and Human Decision Processes (2009), quienes dejaban una tarea sin terminar para pasar a otra rendían peor en la segunda, porque parte de su mente seguía en la primera.
- Las interrupciones se compensan con estrés. Gloria Mark y sus colegas observaron en un estudio presentado en CHI 2008 que las personas interrumpidas terminaban sus tareas más rápido y con calidad similar, pero a cambio de más estrés, frustración, presión de tiempo y esfuerzo.
Mitos frecuentes sobre la multitarea
| Mito | Lo que muestra la evidencia |
|---|---|
| ”Hago más cosas si hago varias a la vez.” | Con tareas que exigen atención, alternas en lugar de trabajar en paralelo, y cada cambio suma tiempo y errores (Rubinstein et al., 2001). |
| ”Con práctica, cualquiera se vuelve bueno en multitarea.” | Un estudio con 200 personas en un simulador de manejo encontró que solo el 2,5 % no empeoró al hacer dos tareas exigentes a la vez (Watson y Strayer, 2010). Es una muestra pequeña, pero sugiere que la excepción es rara. |
| ”Quienes viven con muchas pantallas abiertas aprenden a filtrar mejor.” | En Ophir, Nass y Wagner (2009), quienes hacían más multitarea con medios se distraían más con estímulos irrelevantes. Estudios posteriores no siempre replicaron el efecto, así que la conclusión prudente es que no hay evidencia de que mejore el control de la atención. |
| ”Si termino rápido, no hubo costo.” | Puedes compensar acelerando, pero con más estrés y desgaste (Mark et al., 2008). |
| ”Ser multitarea es una habilidad que hay que demostrar.” | Lo que suelen buscar los empleadores es capacidad para manejar varias responsabilidades y prioridades sin que se caiga nada, no hacerlo todo en simultáneo. |
Señales de que la multitarea te está pasando factura
Revisa si te identificas con varias de estas situaciones:
- Terminas el día con la sensación de haber estado ocupado todo el tiempo, pero sin avances en lo importante.
- Cometes errores en tareas que dominas: un monto mal copiado, un adjunto equivocado, un correo enviado a la persona incorrecta.
- Relees varias veces el mismo párrafo o la misma celda porque perdiste el hilo.
- Abres el correo o el chat “solo un momento” y vuelves al informe veinte minutos después.
- Te cuesta empezar las tareas largas porque sabes que te van a interrumpir.
- Sientes tensión constante, aunque la carga no haya aumentado.
Si además notas agotamiento persistente, irritabilidad o problemas para dormir, el tema ya no es solo de organización. Revisa las señales de burnout laboral y las rutas de apoyo que describe la guía de salud emocional en el trabajo.
Alternativas prácticas a la multitarea
No se trata de ignorar a tu jefe ni a tus clientes, sino de decidir cuándo atiendes cada cosa. Estas estrategias funcionan en la mayoría de puestos de oficina, comerciales y de atención:
1. Monotarea por bloques
Reserva bloques de 45 a 90 minutos para una sola tarea importante y cierra lo que no necesites (pestañas, notificaciones, el celular boca abajo). Si quieres un método paso a paso para armar tu agenda con bloques y priorizar, revisa la guía de administración del tiempo con la matriz de prioridades. Si te cuesta sostener la concentración por tanto tiempo, empieza con intervalos cortos usando la técnica Pomodoro.
2. Agrupar tareas parecidas
Responder correos, revisar el chat, hacer llamadas de seguimiento o registrar facturas son tareas pequeñas que se repiten. Agruparlas en dos o tres momentos fijos del día reduce la cantidad de cambios. Por ejemplo, una asistente administrativa puede revisar la bandeja a las 9:00, 12:00 y 16:30, en lugar de cada vez que suena la notificación.
3. Cerrar antes de cambiar
El residuo de atención es mayor cuando dejas algo a medias. Antes de pasar a otra tarea, termina el paso en el que estás o anota en una línea dónde te quedaste y cuál es el siguiente paso (“falta cuadrar la columna de julio”). Volver te costará menos.
4. Acordar canales y tiempos de respuesta
Muchas interrupciones vienen de expectativas que nadie definió. Conversa con tu jefe o tu equipo qué asuntos son urgentes (llamada), cuáles pueden esperar unas horas (chat) y cuáles van por correo. En trabajo remoto esto es todavía más útil; la guía sobre la ley de teletrabajo en Perú explica el marco general de esa modalidad.
5. Cuando el puesto sí exige atender varias cosas
En atención al cliente, caja o soporte, la alternancia es parte del trabajo. Aun así, puedes reducir el costo: usa plantillas para respuestas frecuentes, registra cada caso apenas lo cierras y no abras un segundo caso complejo si el primero no tiene un siguiente paso anotado. La guía para trabajar en atención al cliente en Perú detalla qué sistemas suelen usarse en esos puestos.
Comparación rápida
| Situación | Enfoque multitarea | Alternativa |
|---|---|---|
| Informe mensual para gerencia | Redactarlo mientras respondes el chat | Bloque de 90 minutos sin notificaciones |
| Bandeja con 40 correos | Responder cada uno al llegar | Revisar en tres momentos fijos del día |
| Reunión virtual | Contestar correos con la cámara apagada | Tomar notas de acuerdos y responder después |
| Interrupción de un compañero | Atenderlo y perder el hilo | Anotar dónde te quedaste y luego atenderlo |
| Varios casos de clientes | Abrir todos a la vez | Cerrar o dejar con siguiente paso antes de abrir otro |
Ejemplo: un día con y sin multitarea
Ejemplo ilustrativo, no basado en un caso real. Carla es analista comercial en una distribuidora de Lima. Su tarea principal del martes es el reporte de ventas por zona.
Con multitarea: abre el Excel a las 9:00, pero responde mensajes de vendedores, entra a una reunión con la cámara apagada mientras sigue con el reporte y atiende una consulta de facturación. A las 13:00 el reporte está a medias y tiene una fórmula mal arrastrada que recién descubre en la tarde.
Con bloques: a las 9:00 avisa por el grupo del equipo que estará en el reporte hasta las 10:30 y que las urgencias van por llamada. Silencia el chat, avanza el reporte y a las 10:30 responde todos los mensajes juntos. En la reunión solo toma notas. El reporte sale antes de mediodía y la revisión de fórmulas se hace con calma.
Carla no trabajó menos ni dejó de responder: cambió el orden.
Cómo hablar de multitarea en una entrevista
Si un aviso pide “capacidad multitarea” o te preguntan “¿cómo manejas varias tareas a la vez?”, no es necesario decir que haces todo en simultáneo. Es más creíble explicar cómo priorizas y organizas. Una respuesta posible:
“En mi último puesto atendía pedidos de tres áreas. Lo que me funcionó fue priorizar cada mañana según fecha de entrega e impacto, reservar bloques para el trabajo que requería concentración y revisar correos y chat en horarios fijos. Así pude cumplir los cierres de mes sin errores en los reportes.”
Estructúrala con una situación real, lo que hiciste y el resultado, como se explica en la guía de entrevista por competencias con el método STAR.
Preguntas frecuentes
¿La multitarea es buena o mala?
Depende de las tareas. Combinar una actividad automática con otra que exige atención suele funcionar. Alternar entre dos tareas que exigen concentración genera costos de tiempo y errores, según la investigación sobre cambio de tarea.
¿Qué es el residuo de atención?
Es la parte de tu atención que sigue ocupada en la tarea anterior cuando ya pasaste a otra. Según los estudios de Sophie Leroy, es mayor cuando dejas la primera tarea sin terminar, y empeora el rendimiento en la siguiente.
¿Cómo dejar de hacer multitarea si mi jefe espera respuestas inmediatas?
Conversa sobre canales y tiempos: qué es urgente y por dónde debe llegar. Proponer revisar el chat cada 30 o 60 minutos, y estar siempre disponible por llamada para urgencias, suele ser un acuerdo razonable.
¿Qué poner en el CV si piden “multitarea”?
Evita escribir solo “multitarea”. Describe un logro concreto: cuántas áreas, cuentas o casos manejabas y qué resultado obtuviste organizándolos.
¿La multitarea causa estrés?
Las interrupciones frecuentes se asociaron con más estrés y frustración en el estudio de Mark y colegas (2008). Si el estrés es constante, revisa también tu carga de trabajo y tus límites.
Conclusión
La multitarea parece eficiente porque te mantiene ocupado, pero en tareas que exigen atención se traduce en cambios constantes, errores y desgaste. La alternativa no es atender menos cosas, sino ordenarlas: bloques de concentración, tareas agrupadas, cierres antes de cambiar y acuerdos claros con tu equipo. Esa forma de organizarte también es la mejor respuesta cuando un empleador te pregunta si sabes manejar varias responsabilidades a la vez.