Descubre qué es el Cuadro de Asignación de Personal (CAP), su relación con el MOF y el organigrama, y cómo elaborarlo paso a paso con un ejemplo listo para usar.

---

Si trabajas en el sector público peruano —o te preparas para hacerlo—, seguramente ya escuchaste hablar del Cuadro de Asignación de Personal, más conocido como CAP. Es uno de los documentos de gestión más importantes para ordenar la estructura de cargos de una entidad, y su elaboración suele generar dudas: qué campos lleva, cómo se diferencia de otros documentos similares y qué pasa con las plazas vacantes. En este artículo te explicamos qué es el CAP, cómo se relaciona con el MOF y el organigrama, y te dejamos un modelo de cuadro que puedes adaptar directamente a tu entidad.

¿Qué es el Cuadro de Asignación de Personal (CAP)?

El Cuadro de Asignación de Personal es un documento de gestión institucional que detalla, de forma ordenada, todos los cargos que existen dentro de una entidad pública: cuántos hay, en qué unidad orgánica se ubican, cómo se clasifican y cuántos están ocupados frente a los que aún están previstos para cubrir.

En otras palabras, el CAP responde a una pregunta muy concreta: ¿cuántos cargos necesita la entidad y cómo están distribuidos por área? No dice cuánto se paga por cada cargo (eso lo define otro instrumento) ni quién ocupa cada posición en detalle; su función es estructural, no presupuestal ni nominal.

Es importante saber que la normativa peruana sobre este instrumento ha evolucionado. Durante años, el CAP fue el documento de referencia obligatorio para las entidades públicas, pero con la reforma del servicio civil impulsada por SERVIR se introdujo el Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE) como su reemplazo progresivo, además de figuras transitorias como el CAP Provisional. Como esta normativa se actualiza con cierta frecuencia, verifica siempre la directiva vigente en el portal de SERVIR antes de elaborar o modificar tu cuadro; este artículo describe la lógica general del instrumento, no un procedimiento normativo específico.

CAP, CAP Provisional y CPE: no son lo mismo

Aunque en la práctica se usan como sinónimos, conviene distinguirlos:

• CAP (clásico): el documento tradicional de asignación de personal, vigente en entidades que aún no migraron al nuevo régimen del servicio civil.
• CAP Provisional: una versión transitoria que se usa mientras la entidad ajusta su estructura orgánica o está en proceso de implementar el nuevo régimen, sin llegar todavía al CPE.
• CPE (Cuadro de Puestos de la Entidad): el instrumento que sustituye al CAP y al Presupuesto Analítico de Personal (PAP) bajo la Ley del Servicio Civil, integrando en un solo documento la información de puestos y su valorización.

Si tu entidad todavía no migró al nuevo régimen, es probable que sigas trabajando con el CAP o el CAP Provisional. Si ya migró, el instrumento que debes elaborar es el CPE. Ante la duda, confirma el estado de tu entidad directamente con tu oficina de recursos humanos o con SERVIR.

Relación del CAP con el MOF y el organigrama

El CAP no se elabora de forma aislada. Es la pieza que conecta dos documentos previos:

1. El organigrama define la estructura orgánica: qué gerencias, direcciones o unidades existen y cómo se relacionan jerárquicamente entre sí. Si todavía no tienes claro cómo construir el tuyo, revisa esta guía sobre qué es un organigrama y su importancia en las empresas.
2. El MOF (Manual de Organización y Funciones) o el Manual de Perfiles de Puestos describe qué hace cada cargo: funciones, requisitos y líneas de reporte.
3. El CAP toma esa estructura y esas funciones, y las traduce en un listado cuantificado de cargos por unidad orgánica, indicando cuántas plazas existen, cuántas están ocupadas y cuántas siguen previstas.

Sin un organigrama actualizado, el CAP pierde sentido porque no queda claro a qué unidad orgánica pertenece cada cargo. Y sin un MOF o manual de perfiles coherente, es difícil justificar por qué existe cada plaza. Si necesitas reforzar esa base antes de armar el cuadro, te recomendamos revisar esta guía sobre descripción de puestos: conceptos, consejos y plantillas y esta otra sobre la guía de puestos de trabajo en una empresa.

Diferencia entre el CAP y el Presupuesto Analítico de Personal (PAP)

Otro punto que genera confusión es la diferencia entre el CAP y el PAP:

• El CAP es un instrumento estructural: dice cuántos cargos existen y cómo se distribuyen, sin entrar en montos.
• El PAP (Presupuesto Analítico de Personal) es un instrumento presupuestal: asigna a cada plaza del CAP una remuneración específica, con cargo a una fuente de financiamiento determinada.

Dicho de forma simple: el CAP responde “qué cargos tenemos y dónde están ubicados”, mientras que el PAP responde “cuánto cuesta cada uno de esos cargos y con qué presupuesto se financia”. Ambos documentos deben ser coherentes entre sí: no puede haber una plaza en el PAP que no exista en el CAP, ni al revés. Como mencionamos antes, en el nuevo régimen del servicio civil ambos se fusionan conceptualmente en el CPE.

El equivalente privado: la plantilla de personal o headcount plan

En el sector privado no se usa el término “CAP”, pero la lógica es la misma. Las empresas privadas trabajan con una plantilla de personal o headcount plan: un cuadro que detalla los cargos aprobados por área, cuántos están cubiertos y cuántos quedan por contratar, generalmente vinculado a la planificación anual de recursos humanos y al presupuesto del área.

Si vienes del sector privado y buscas construir algo equivalente al CAP, te será útil revisar cómo se estructura un plan de recursos humanos y cómo se proyecta el presupuesto de recursos humanos, que en el mundo privado cumple una función similar a la que cumple el PAP en el sector público.

Modelo de Cuadro de Asignación de Personal (CAP) listo para usar

A continuación te dejamos un modelo de CAP con los campos estándar de este instrumento, con filas de ejemplo que puedes reemplazar por la información real de tu entidad.

N° de orden	Unidad orgánica	Denominación del cargo	Código	Clasificación	Total de plazas	Plazas ocupadas	Plazas previstas	Observaciones
001	Gerencia General	Gerente General	01-001	EC	1	1	0	—
002	Oficina de Planeamiento y Presupuesto	Jefe de Oficina	02-001	SP-EJ	1	1	0	—
003	Oficina de Planeamiento y Presupuesto	Especialista en Presupuesto	02-002	SP-ES	2	1	1	Plaza vacante en proceso de convocatoria
004	Oficina de Recursos Humanos	Jefe de Oficina	03-001	SP-EJ	1	1	0	—
005	Oficina de Recursos Humanos	Especialista en Selección de Personal	03-002	SP-ES	2	2	0	—
006	Oficina de Recursos Humanos	Asistente Administrativo	03-003	SP-AP	1	0	1	Plaza prevista para el próximo ejercicio
007	Oficina de Administración	Jefe de Oficina	04-001	SP-EJ	1	1	0	—
008	Oficina de Administración	Técnico en Tesorería	04-002	SP-AP	2	1	1	Plaza vacante por cese
009	Oficina de Tecnologías de la Información	Jefe de Oficina	05-001	SP-EJ	1	1	0	—
010	Oficina de Tecnologías de la Información	Analista de Sistemas	05-002	SP-ES	1	0	1	Plaza prevista sujeta a disponibilidad presupuestal
TOTAL					13	9	4

Puedes copiar esta tabla a Excel o Google Sheets y adaptarla a la estructura orgánica real de tu entidad, agregando o quitando filas según el número de unidades y cargos que tengas.

Cómo llenar el CAP campo por campo

Cada columna del cuadro tiene un propósito específico. Aquí te explicamos cómo completarla correctamente:

N° de orden

Es un correlativo único para cada cargo dentro del cuadro. Sirve como referencia para citar un cargo específico en otros documentos de gestión, como el PAP o el CPE. No se reutiliza aunque el cargo quede vacante.

Unidad orgánica

Es el área a la que pertenece el cargo, tal como aparece en el organigrama vigente de la entidad (gerencia, oficina, dirección, subgerencia, etc.). Debe coincidir exactamente con la denominación aprobada en el instrumento de organización correspondiente; cualquier discrepancia entre el CAP y el organigrama genera observaciones en procesos de fiscalización.

Denominación del cargo

Es el nombre oficial del cargo, tal como figura en el MOF o en el Manual de Perfiles de Puestos. No es el nombre de la persona que lo ocupa, sino la denominación del puesto en sí (por ejemplo, “Especialista en Presupuesto”, no “María Pérez”).

Código

Es el identificador alfanumérico único asignado a cada cargo. Normalmente combina el código de la unidad orgánica con un correlativo del cargo dentro de esa unidad. Facilita el cruce de información con el PAP y con los sistemas de planillas.

Clasificación

Indica el grupo ocupacional o nivel al que pertenece el cargo según la normativa vigente (por ejemplo, empleado de confianza, servidor público ejecutivo, servidor público especialista, servidor público de apoyo, según la clasificación que corresponda al régimen de tu entidad). Este campo debe estar alineado con la clasificación aprobada por SERVIR para el régimen aplicable.

Total de plazas

Es el número total de posiciones aprobadas para ese cargo específico, sin importar si están ocupadas o no. Este número debe estar respaldado por el instrumento de organización que sustenta la creación de esas plazas.

Plazas ocupadas

Es el número de posiciones que actualmente tienen un trabajador nombrado o contratado. Debe actualizarse cada vez que hay un cese, una nueva contratación o un traslado.

Plazas previstas

Es la diferencia entre el total de plazas y las plazas ocupadas: las posiciones que están aprobadas pero todavía no cubiertas. No confundas esta columna con “plazas presupuestadas”: una plaza puede estar prevista en el CAP sin que necesariamente tenga financiamiento asegurado en el PAP del ejercicio actual.

Observaciones

Es un campo libre para anotar información relevante sobre el estado de la plaza: si está en proceso de convocatoria, si quedó vacante por cese, renuncia o fallecimiento, si está congelada por restricciones presupuestales, o cualquier otra situación que explique su estado actual.

Errores comunes al elaborar el CAP

• Desalinear el CAP del organigrama vigente: si la estructura orgánica cambió y el CAP no se actualizó, los cargos quedan “flotando” sin una unidad orgánica válida.
• Crear cargos sin respaldo en el MOF: todo cargo del CAP debe tener funciones definidas en el manual de organización correspondiente; de lo contrario, no se puede justificar su existencia.
• No diferenciar plazas previstas de plazas presupuestadas: una plaza prevista en el CAP no siempre tiene presupuesto asignado en el PAP del año en curso.
• Dejar códigos duplicados o inconsistentes: esto complica el cruce de información con otros sistemas de gestión de personal.
• No actualizar el cuadro tras movimientos de personal: ceses, renuncias y nuevas contrataciones deben reflejarse oportunamente para que el CAP siga siendo una fuente confiable.

Conclusión

El Cuadro de Asignación de Personal es, en esencia, el mapa de la fuerza laboral de una entidad: qué cargos existen, dónde están y cuántos siguen pendientes de cubrir. Su valor depende de que esté siempre alineado con el organigrama y el MOF, y de que se mantenga actualizado a medida que la entidad crece o se reorganiza. Si tu entidad ya migró al régimen del servicio civil, recuerda que el instrumento vigente es el CPE, no el CAP; y si trabajas en el sector privado, la misma lógica aplica a tu plantilla de personal o headcount plan. En cualquier caso, antes de aprobar o modificar tu cuadro, confirma siempre la normativa aplicable con SERVIR o con el área normativa de tu institución.

Preguntas frecuentes

¿El CAP y el CPE son lo mismo? No exactamente. El CAP es el instrumento clásico de asignación de personal, mientras que el CPE (Cuadro de Puestos de la Entidad) es el documento que lo reemplaza bajo el nuevo régimen del servicio civil, integrando también información que antes estaba en el PAP. Verifica en qué régimen se encuentra tu entidad antes de elegir cuál elaborar.

¿Quién aprueba el CAP en una entidad pública? El procedimiento de aprobación varía según el tipo de entidad y su nivel de gobierno. Como este trámite depende de la normativa vigente y puede cambiar, confirma el procedimiento exacto con tu oficina de asesoría legal o con SERVIR.

¿Cada cuánto tiempo se debe actualizar el CAP? Debe actualizarse cada vez que cambia la estructura orgánica, se crean o eliminan cargos, o se producen movimientos de personal que afectan el número de plazas ocupadas. No existe una periodicidad fija universal; depende de la dinámica de cada entidad y de lo que establezca la normativa aplicable.

¿Las empresas privadas están obligadas a tener un CAP? No. El CAP es un instrumento propio del sector público peruano. Las empresas privadas no tienen esta obligación, pero sí les conviene mantener una plantilla de personal o headcount plan con una lógica similar para planificar sus contrataciones.

¿Qué pasa si el CAP no coincide con el organigrama vigente? Genera inconsistencias que pueden observarse en auditorías o procesos de fiscalización, además de dificultar la gestión diaria del personal. Por eso es clave revisar y actualizar ambos documentos en conjunto cada vez que haya un cambio estructural.