7 alternativas para delegar funciones en Recursos Humanos

Elena, especialista en Recursos Humanos, está emocionada porque ha estado trabajando en propuestas novedosas para el área de RRHH. Aunque reconoce la importancia de gestionar el clima laboral, la marca empleadora y un plan de retención de personal, al llegar a la oficina se enfrenta a cientos de currículums y formatos de asistencia que debe manejar diariamente. Ella sospecha que esto se debe probablemente a una delegación ineficiente de tareas. ¿Cómo solucionar esta situación?

En este artículo se explicará el papel de una buena asignación de responsabilidades en el equipo. En la primera parte, se detalla el significado de delegar, sus principales ventajas, las tareas que deben y no deben ser delegadas y la metodología correcta para delegar. En la segunda parte, se muestran herramientas que pueden liberar tiempo a RR.HH y encargar así aquellas tareas que pueden ser optimizadas por terceros.

¿Cuál es el significado de delegar?

Según Forbes México, delegar es el proceso de distribución de tareas hacia los colaboradores, mientras el líder se enfoca en actividades relacionadas con la definición de una estrategia, la guía y la motivación. Para Richard Branson, dueño de la marca Virgin Records, en el mundo corporativo, usualmente se entiende que la asignación de funciones termina en la delegación, sin embargo, la confianza y paciencia también es una parte importante de lo que él llama el “arte de delegar”. La confianza permite tener la convicción firme de que el equipo podrá cumplir con las tareas asignadas, igual o mejor que el líder.

¿Por qué delegar debería estar en la caja de herramientas de un líder que destaca?

La marca Toyota es una de las empresas más reconocidas en el sector automotriz. Esta ha ganado terreno no solo en las autopistas, sino en la administración estratégica de tareas. Se calcula que el 70% de su producción está tercerizada, principalmente en lo relacionado al ensamblaje de autos y el desarrollo de tecnología. Al igual que la marca japonesa, otras empresas como Samsung, Skype y Bimbo han observado que es difícil realizar todas sus operaciones.

De acuerdo al Harvard Business Review, las empresas apuestan su tiempo en delegar tareas no solo para disminuir la carga laboral, sino también porque ofrece otros beneficios:

1. Enfocarse en lo esencial: Delegar las tareas permite aumentar el tiempo que se tiene para realizar otras actividades. Por ejemplo: un gerente con más tiempo tendrá mayores chances de desarrollar procesos relacionados con el Talent Benchmarking, así como el área de Talento Humano podrá encargarse de plantear estrategias para mejorar el clima laboral.

2. Respuesta rápida al crecimiento: Cuando una empresa crece rápidamente, el área de RR.HH debe llenar muchas vacantes nuevas para mantener las operaciones. La delegación permite equilibrar el crecimiento de responsabilidades con la capacidad del área.

3. Aumenta la confianza en el líder: Saber delegar correctamente influye en la reputación del jefe de área, pues dispone de la confianza de sus colaboradores quienes lo ven como un líder capaz de distribuir y comunicar las tareas a realizar a los especialistas.

4. Despierta el interés de los colaboradores: Al otorgar las tareas operativas y rutinarias a los trabajadores jóvenes se corre el riesgo de una fuga de talentos, pues sienten que no enriquecen ni perfeccionan sus habilidades. Un reciente estudio de Gallup Research sostiene que los mejores empleados buscarán mejores trabajos si no se sienten debidamente valorados.

¿Qué tareas son las más apropiadas para delegar?

Si bien es cierto que se han reconocido las principales ventajas al delegar, esto no quiere decir que todas las tareas del área deban ser asignadas. Hay que tener cuidado a la hora de escoger las más adecuadas. Para reconocerlo, el líder puede hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Es mejor aprovechar el tiempo disponible en actividades más productivas y estratégicas?

• ¿Puedo delegar esta tarea a alguien que la haga tan bien como yo?

• ¿Esta es una tarea que pueda fácilmente automatizarse con una plataforma tecnológica que tenga esta tarea rutinaria ya digitalizada?

• ¿La cantidad de tiempo para realizar la tarea es escasa y hay cierta prisa en presentar los resultados?

Si la mayoría de preguntas fueron respondidas con un rotundo ‘sí’, significa que la tarea puede ser asignada a terceros.

¿Cómo delegar adecuadamente?: Un método de 4 pasos

Hay cuatro acciones claves que deben realizarse al momento de tomar la decisión de delegar:

1. Elegir: El primer paso de una buena delegación es determinar al profesional idóneo. Esta persona dispondrá gran parte de su tiempo realizando tareas específicas; por lo tanto, es importante que sepa cómo hacerla.

2. Explicar:  El profesional idóneo debe entender claramente cuál es la tarea a delegar y debe ser capaz de ofrecer una visión igual o mejor que las expectativas del líder. Es trabajo del líder comunicar sus necesidades en conceptos claros y entendibles. Los objetivos, alcances y expectativas de las tareas deben ser mencionadas al profesional idóneo.

3. Confiar: La confianza en uno mismo es un proceso que se genera a prueba  de aciertos y errores. Un verdadero líder no debe temer que su equipo se equivoque, pues sabe que el camino que viene será más grande y mejor.

4. Supervisar: Un líder está pendiente de que las tareas se cumplan en el plazo previsto y con la calidad mínima requerida. Asimismo, se interesa por el feedback de su equipo para establecer posibles y futuras mejoras en los procesos.

Estas cuatro acciones deben ir acompañadas de una serie de habilidades indispensables para todo líder de Recursos Humanos. En la siguiente guía descargable, se resume la receta completa del liderazgo en el área de Gestión de Talento.

En esta primera sección, el líder es capaz de reconocer la importancia de delegar tareas en su equipo de Recursos Humanos. En la siguiente parte, se sugieren 7 alternativas para delegar el proceso de reclutamiento.

07 alternativas al momento de delegar

Aumentar el número de personal en el área: En el mundo corporativo, esta práctica es conocida como in-house recruiting y consiste en contratar un equipo exclusivo, dentro de la organización, que se haga responsable de la adquisición de talento. Actualmente, existen mejores alternativas de reclutamiento.

Contratar practicantes: El practicante está en búsqueda de experiencia y crecimiento laboral. Contratarlo suele ser la opción más económica, pero requiere de tiempo para adaptarse y de un jefe que le oriente.

Freelancers: Según un estudio de Infobae, el 65% de empresas contrata a freelancers, pues implica menores costos y evitan cargas contractuales (una buena opción para proyectos concretos y específicos). No obstante, al contratar un profesional independiente se debe estar a la disposición de sus horarios y no al contrario, como se suele trabajar al interior de una empresa, pues la cantidad de clientes que tiene suele ser extensa.

Contratar Headhunters: Los headhunters o ‘cazatalentos’ son profesionales que se encargan de buscar al personal ideal para cubrir lo que solicita la empresa, a través de una investigación exhaustiva en distintos portales y bases de datos especializadas. Los headhunters son útiles cuando la empresa va en búsqueda de un puesto de alta jerarquía, como un gerente o personal directivo, se hace de manera reservada o el perfil de trabajo es específico. Por estos motivos, los costos de contratar a un headhunter suelen ser altos.

Contratar un outsourcing de reclutamiento (RPO): El Recruitment Process Outsourcing (RPO) es una forma de tercerización que gestiona todo el proceso de reclutamiento similar a un equipo interno. Incluye contacto con el cliente, promoción de la marca empleadora, gestión de candidatos y puede tener tarifas mensuales iguales o menores que un equipo interno, o basadas en las vacantes cubiertas.

Contratar un outsourcing de reclutamiento digital (RDO): El Recruitment Digital Outsourcing (RDO) es un método de reclutamiento que funciona como el RPO, pero incluye la transformación digital del proceso delegado. Es decir, todo el material generado es digitalizado, desde las entrevistas con el candidato hasta las métricas de evaluación. De esta manera, se genera una base de datos inteligente de todos los candidatos y se automatiza la interacción con los postulantes.

Transformación digital mediante ATS

Según un estudio de Statista, la transformación digital en las empresas tuvo un impacto significativo del 79% en la experiencia de colaborador y un 76% en la reducción de costos.

La idea clave detrás de un Applicant Tracking System (ATS) es la automatización. A manera de un asistente virtual, procesos como la selección de candidatos, la programación de entrevistas y la verificación de antecedentes pasan a realizarse de forma automática. Esto se realiza a través de un software digital sin la presencia permanente del jefe del equipo. Esto es un gran paso, pues se abre la posibilidad de asignar tareas, tradicionalmente manejadas por personal de la empresa, a un sistema automatizado.

Conclusión

Un verdadero líder planifica cuidadosamente la asignación de tareas, optando por profesionales competentes o proveedores externos que reduzcan costos y se adapten a la digitalización y cultura corporativa. Los servicios de RPO y RDO son ejemplos de cómo la tercerización agiliza las tareas de Recursos Humanos, permitiéndoles enfocarse en otras áreas. Es importante que el equipo analice opciones de tercerización, desde la contratación de personal hasta la adquisición de partners digitales, para cumplir las expectativas del negocio. Aquí un artículo que explica, de manera sencilla, cómo es que estas dos alternativas reducen costos y tiempos a la hora de delegar los procesos de reclutamiento.